Để một doanh nghiệp đi vào hoạt động thì người thành lập doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật. Hoạt động đăng ký doanh nghiệp bao gồm các hoạt động như: đăng ký thành lập doanh nghiệp, đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh và các nghĩa vụ đăng ký, thông báo khác theo quy định của pháp luật. Bài viết dưới đây của Luật STC sẽ cung cấp cho bạn đọc những vấn đề pháp lý cần nắm rõ khi thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh.

1. So sánh các loại hình đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp

Tiêu chí so sánh	Chi nhánh (CN)	Văn phòng đại diện (VPĐD)	Địa điểm kinh doanh (ĐĐKD)
Khái niệm	CN là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ hoặc một phần chức năng của doanh nghiệp, kể cả chức năng đại diện theo ủy quyền	VPĐD là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó	ĐĐKD là nơi mà doanh nghiệp tiến hành hoạt động kinh doanh cụ thể
Bản chất	Giống như một công ty con, có thể thực hiện toàn bộ chức năng kinh doanh của doanh nghiệp, phát sinh hoạt động báo cáo thuế (trừ chi nhánh hạch toán phụ thuộc thì không phải báo cáo tài chính cuối năm)	Đại diện cho doanh nghiệp, dùng làm địa chỉ liên lạc, quảng bá thương hiệu công ty giúp tiếp cận thị trường mới nhưng không có chức năng kinh doanh	Có quy mô nhỏ hơn chi nhánh, là nơi thực hiện một phần chức năng kinh doanh của doanh nghiệp
Thành lập	Có thể đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính	Có thể đặt tại tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính	Từ ngày 10/10/2018, có thể được lập khác với tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính
Con dấu	Được phép sử dụng con dấu	Được phép sử dụng con dấu (ngoài chức năng kinh doanh)	Không được phép sử dụng con dấu
Hạch toán, kế toán và kê khai thuế	Có thể lựa chọn hạch toán phụ thuộc hoặc độc lập với doanh nghiệp. Do đó, chi nhánh có thể có mã số thuế riêng, hóa đơn riêng trong trường hợp lựa chọn hạch toán độc lập.	Kê khai thuế tập trung theo Công ty.	Hoàn toàn phụ thuộc vào trụ sở chính, hình thức kê khai thuế tập trung, sử dụng hóa đơn của công ty.

2. Ưu, nhược điểm của mỗi loại hình

+ Trường hợp doanh nghiệp chỉ muốn quảng bá thương hiệu, tìm hiểu thị trường, là nơi đại diện cho doanh nghiệp làm địa chỉ liên lạc thì thành lập VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN là ưu tiên hàng đầu.

• Lợi ích: tránh được việc phải thực hiện nghĩa vụ kê khai thuế phức tạp.

+ Trường hợp doanh nghiệp muốn mở rộng kinh doanh, đặt thêm nhà xưởng ở các tỉnh thành khác để sản xuất kinh doanh mà không cần chức năng đại diện thì doanh nghiệp có thể lựa chọn lập địa điểm kinh doanh.

• Lợi ích: quy mô phù hợp, không phải kê khai báo cáo thuế giống như các loại hình đơn vị phụ thuộc còn lại.

+ Trường hợp doanh nghiệp muốn mở rộng phạm vi hoạt động kinh doanh sang tỉnh thành phố khác nơi đặt trụ sở chính, nhượng quyền thương hiệu, vừa có chức năng kinh doanh vừa có chức năng đại diện như công ty mẹ thì nên thành lập chi nhánh. Trưởng chi nhánh có thể có con dấu riêng và hoạt động độc lập với công ty mẹ.

• Lợi ích: Thay công ty mẹ ký kết hợp đồng kinh tế, kê khai nộp thuế riêng như một đơn vị độc lập nếu đăng ký là chi nhánh hạch toán độc lập. Việc hoạt động độc lập như vậy giúp thuận tiện cho khách hàng khi chỉ cần đến chi nhánh gần nhất để giao dịch thay vì phải đến trực tiếp trụ sở chính của công ty.
• Nhược điểm: Chi nhánh khi thành lập sẽ phát sinh thủ tục kê khai thuế. Đặc biệt, với chi nhánh hạch toán độc lập, cuối năm còn phải lập báo cáo tài chính cho hoạt động trong năm.

3. Một số lưu ý về chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh

3.1. Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh dự định thành lập

+ Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu (tương tự như đặt tên doanh nghiệp).

+ Tên văn phòng đại diện/ chi nhánh phải mang tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”/ “Chi nhánh”. Riêng đối với địa điểm kinh doanh thì không cần.

+ Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần lưu ý:

• Tên chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp có thể có phần tên riêng nhưng trong phần đó, không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.
• Không có quy định về tên trùng hay tên gây nhầm lẫn đối với các đơn vị phụ thuộc, bởi vì tên của các đơn vị này đã chứa tên doanh nghiệp mà tên doanh nghiệp khi được cấp phép đã có khả năng phân biệt.

3.2. Địa điểm thuê để làm chi nhánh/văn phòng đại diện/địa điểm kinh doanh

+ Tương tự như lưu ý về đặt địa chỉ trụ sở công ty, doanh nghiệp cần lưu ý địa chỉ của văn phòng đại diện/chi nhánh/địa điểm kinh doanh cũng không được là nhà tập thể, nhà chung cư.

+ Nếu là văn phòng trong các tòa nhà cao ốc thì phải được đăng ký chức năng kinh doanh rõ ràng. Còn trường hợp là nhà riêng thì cần cung cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng).

+ Cuối cùng, để đảm bảo tính pháp lý cho địa điểm thuê làm trụ sở văn phòng đại diện/chi nhánh/địa điểm kinh doanh, thì doanh nghiệp cần yêu cầu bên cho thuê cung cấp các giấy tờ sau:

• Hợp đồng thuê văn phòng ghi rõ thời hạn, địa chỉ, mục đích cho thuê;
• Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất (sổ đỏ, sổ hồng) của văn phòng cho thuê;
• Bản sao Chứng minh thư/Căn cước công dân và hộ khẩu của bên cho thuê.

4. Hồ sơ thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện

Trường hợp thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện trong nước, doanh nghiệp gửi hồ sơ đăng ký hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện đến Cơ quan đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt chi nhánh, văn phòng đại diện. Hồ sơ bao gồm:

• Thông báo thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện;
• Bản sao quyết định thành lập và bản sao biên bản họp về việc thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện của doanh nghiệp; bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu chi nhánh, văn phòng đại diện.

Trên đây là những quy định của pháp luật về thành lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Nếu cần tư vấn thêm, vui lòng liên hệ Luật sư để được tư vấn cụ thể.